Prorrogação de Contratos e Atas
Como prorrogar o prazo do contrato continuado?
Como ficam as quantidades?
Possibilidade e Previsão Legal
Conforme previsão do art. 6, XV, serão serviços e fornecimentos contínuos aqueles:
Serviços contratados e compras realizadas pela Administração Pública para a manutenção da atividade administrativa, decorrentes de necessidades permanentes ou prolongadas;
De início, é importante identificar que o elemento essencial para caracterizar um contrato contínuo é a existência de necessidades permanentes ou prolongadas. Ou seja, para ser contínuo, não é necessário que o objeto seja de execução permanente ou prolongada, mas sim sua necessidade. Ainda que sutil, tal distinção amplia a possibilidade de enquadramento de um contrato continuado.
Nesse sentido, na disponibilização do serviço de telefonia, a execução é permanente, o serviço está disponível o tempo todo, sendo uma forma de contratação contínua. Por sua vez, para o serviço de manutenção de condicionadores de ar, a execução não será permanente, ocorrerá apenas nos dias programados no cronograma do contrato, contudo a necessidade é permanente ou prolongada. Logo, nas duas situações restará configurado um contrato continuado.
O grande diferencial de um contrato continuado é o seu prazo de duração. Nos termos do art. 106 da Lei 14.133/21, a duração inicial do contrato contínuo poderá ser de até 5 (cinco) anos, podendo ser prorrogado até o limite de 10 (dez) anos. Nos seguintes termos:
Art. 106. A Administração poderá celebrar contratos com prazo de até 5 (cinco) anos nas hipóteses de serviços e fornecimentos contínuos, observadas as seguintes diretrizes:
I – a autoridade competente do órgão ou entidade contratante deverá atestar a maior vantagem econômica vislumbrada em razão da contratação plurianual;
II – a Administração deverá atestar, no início da contratação e de cada exercício, a existência de créditos orçamentários vinculados à contratação e a vantagem em sua manutenção;
III – a Administração terá a opção de extinguir o contrato, sem ônus, quando não dispuser de créditos orçamentários para sua continuidade ou quando entender que o contrato não mais lhe oferece vantagem.
Art. 107. Os contratos de serviços e fornecimentos contínuos poderão ser prorrogados sucessivamente, respeitada a vigência máxima decenal, desde que haja previsão em edital e que a autoridade competente ateste que as condições e os preços permanecem vantajosos para a Administração, permitida a negociação com o contratado ou a extinção contratual sem ônus para qualquer das partes.
Requisitos para Prorrogação
Nesse contexto, é importante analisar quais requisitos para a prorrogação contratual. Nos termos da Lei, devem existir 3 (três) elementos prévios:
1 – Previsão em edital
Tal requisito tem por finalidade permitir que a economia de escala decorrente da possibilidade de futura prorrogação já seja incorporada na elaboração das propostas das licitantes.
Além disso, é necessário atentar aos princípios da isonomia e da vinculação ao instrumento convocatório. Por isso, não seria possível dar o benefício de uma prorrogação contratual quando o edital não tiver previamente informado dessa possibilidade na publicidade da licitação. Motivo pelo qual o silêncio do edital quanto à possibilidade de futura renovação do contrato não é suficiente atender este requisito para prorrogação.
2- Atesto da autoridade competente que as condições e os preços permanecem vantajosos para a Administração.
A decisão de renovar o prazo continuado de contrato implica na renúncia de realizar um novo processo licitatório para contratação do objeto. Por uma lado, existe o ganho de celeridade, economia processual e redução dos custos de transação com continuidade do vínculo já existente, por outro lado, abre-se mão da oportunidade de verificar qual é na atualidade a proposta mais vantajosa do mercado para atender a necessidade da Administração.
A forma encontrada para equilibrar esses elementos é atestando se o contrato atual ainda é vantajoso em comparação ao existente no mercado no momento da renovação.
Essa ponderação deve ser realizada sob dois aspectos distintos. Primeiro analisando as possíveis soluções alternativas de mercado para atender à necessidade da Administração. É possível que no decorrer do prazo inicial do contrato, outras formas ou novas tecnologias passaram a ser utilizadas para resolver a necessidade atualmente atendida pelo contrato em análise. De forma que a solução constante no contrato tenha se tornado obsoleta, não existindo sentido em querer renovar o prazo se agora há no mercado outra solução mais eficiente.
Outro aspecto é o preço praticado. Naturalmente o preço médio do serviço pode variar no tempo, sendo assim, antes de renovar o contrato é necessário saber se o preço atual ainda é compatível com o praticado no mercado, visando assim não permitir a prorrogação do contrato com sobrepreço.
A forma para aferir tal elemento é por meio da estimativa de preços que deve ser formalizada seguindo os parâmetros do art. 23 da Lei 14.133/21. Lembrando ainda orientação do Tribunal de Contas da União sobre a necessidade de diversidade de fontes para aferir o real preço de mercado:
As pesquisas de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral devem ser baseadas em uma “cesta de preços”, devendo-se dar preferência para preços praticados no âmbito da Administração Pública, oriundos de outros certames. A pesquisa de preços feita exclusivamente junto a fornecedores deve ser utilizada em último caso, na ausência de preços obtidos em contratações públicas anteriores ou cestas de preços referenciais (Acórdão 1875/2021-TCU-Plenário)
Por fim, destaca-se o atesto da autoridade competente deve constar formalmente no processo de renovação de contrato, e sua decisão deve estar motivada em todos os elementos acima descritos.
3 -Negociação com o contratado
Ainda que o texto legal fale em permissão para negociar, tal possibilidade deve ser entendida como um poder/dever da Administração. Considerando que o art. 5º estabelece como princípios de aplicação da Lei a economicidade e da eficiência, e o dever de gestão e fiscalização dos contratos, buscar as melhores condições para a Administração por meio da negociação com a contratada durante a renovação é verdadeira obrigação administrativa.
Contudo, há necessidade de negociar, e não necessariamente reduzir os preços. Sendo possível justificar no acompanhamento da gestão do contrato que mesmo após as negociações, não foi possível reduzir os valores firmados, ainda assim os preços permanecem vantajosos, permitindo a prorrogação contratual.
Definir as quantidades para a renovação dos contratos
Presentes todos os pressupostos para a renovação contratual, resta esclarecer como deve se comportar os quantitativos desse contrato. Intuitivamente, basta replicar os quantitativos inicialmente constantes no contrato. Contudo, podem restar algum dúvidas: é possível renovar o contrato com quantitativo menor que o inicialmente fixado? Caso ainda existe saldo da vigência anterior, deve ser somado ao valor da renovação?
A cada renovação de prazo, haverá renovação dos saldos para execução devidamente reajustado, e com base no novo planejamento anual que fundamentou a prorrogação do contrato continuado (atestando sua necessidade e compatibilidade com o preço de mercado). Logo, o novo prazo de 12 meses já contempla todo o planejamento de necessidade do serviço por todo o período, sendo assim, eventual saldo remanescente do primeiro período de vigência anterior deverá ser desprezado, e não somado, visto que se trata de parcela do planejamento anterior que não foi executado.
Na mesma linha, caso a necessidade para o novo período seja menor que a do período anterior, será possível renovar o contrato com a quantidade inferior, prorrogando o contrato apenas pelo prazo e quantidade que a Administração entender necessário para o período. Nesse sentido, alguns entendimentos do TCU:
Na prorrogação de contrato de aluguel de equipamentos, deve ser reavaliado se o preço, os quantitativos e as especificações originais continuam adequados às condições do momento, promovendo as alterações necessárias ou mesmo deixando de renovar o ajuste, caso não recomendável seu prosseguimento. (Acórdão 3616/2007-Primeira Câmara).
Quando da proximidade de renovações contratuais, devem ser realizadas pesquisas de preços, em conformidade com os quantitativos realizados e expectativas de aumento ou redução da demanda futura, de modo a aferir os valores unitários dos preços praticados com os vigentes no mercado, com a antecedência necessária à realização de licitação. (Acórdão 6286/2010-Primeira Câmara).
Caso durante a contratação exista uma necessidade superveniente maior do objeto, poderá ser utilizado o aditivo de 25%, ou até 50% se o objeto for a reforma de edifício ou equipamento.
Caso ainda assim não seja possível atender a demanda, pode-se analisar a possibilidade de realizar dispensa de licitação para contratação da quantidade complementar (caso seja de pequeno valor ou exista um fato superveniente que justifique a urgência da contratação), caso contrário, será necessário realizar nova licitação para a contratação.
Em último caso, se a despesa já foi executada sem a cobertura contratual (por ter ultrapassado o limite contratado mesmo com as prorrogações e aditivos), será necessário realizar o pagamento dos serviços já executados por meio de termo ou declaração de confissão de dívida.
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